Usar workflows para otimizar a rotina do departamento jurídico é uma excelente estratégia. Afinal, eles são usados para mapear, organizar e visualizar as tarefas e o fluxo de trabalho, gerando melhor compreensão e gerenciamento das atividades.
Assim, a gestão jurídica torna-se mais rápida e eficiente, com maior transparência operacional e visibilidade para o gestor. Ao mesmo tempo em que favorece a governança corporativa.
São muitas as vantagens de empregar os workflows e, se forem criados por meio de softwares especializados em gestão de processos, essa ferramenta torna-se ainda mais prática e eficiente.
Siga na leitura para conhecer as aplicações e os motivos pelos quais você deve investir em workflows.
Aplicações e benefícios dos workflows no departamento jurídico
Os workflows capacitam empresas a automatizar os processos e podem ser usados em várias atividades do departamento jurídico. Entre elas: solicitação de contratos, requisição de pareceres e informações, revisão de documentos, gestão do contencioso, controle de due diligence e muito mais.
Seu principal objetivo é aprimorar a gestão de tarefas da empresa, tendo um fluxo de trabalho bem definido, conforme a regra de negócio da empresa. Confira as principais aplicações e benefícios dos workflows na gestão jurídica:
1- Padronização de processos
Essa ferramenta para otimização dos processos permite identificar e definir todas as etapas e procedimentos envolvidos em um processo jurídico específico – desde a coleta de informações iniciais até a sua conclusão.
Esse mapeamento estabelece uma sequência lógica e padronizada de atividades próprias da empresa, garantindo que todas as tarefas necessárias sejam realizadas com eficiência.
Sem contar que incluem a documentação necessária e os modelos de documentos para cada etapa do processo jurídico – como contratos, pareceres legais, petições, entre outros.
2- Aumentar a transparência das operações
Com a padronização operacional, atribuição de responsabilidades, prazos bem definidos, acesso fácil e ágil às informações, bem como comunicação fluida, a transparência operacional é uma consequência.
3 – Workflows ampliam a governança corporativa
Mantendo controle e monitoramento de toda a operação em tempo real, os gestores têm uma visão abrangente das atividades. E podem intervir quando necessário para garantir o cumprimento dos objetivos organizacionais.
Além do mais, a ferramenta auxilia na identificação, mitigação e solução de riscos potenciais de maneira sistemática e consistente, o que fortalece a governança corporativa.
4- Visão clara de todos os processos e responsabilidades
Os workflows permitem atribuir responsabilidades claras a todos os membros da equipe, considerando a etapa de cada processo.
Dessa forma, ajuda a evitar retrabalhos e lacunas na distribuição de tarefas, garantindo que cada atividade seja realizada por alguém designado para isso.
5- Garante conformidade e qualidade dos resultados
Dinâmicos, os workflows são aprimorados à medida que a necessidade de melhorias é identificada.
Revisões e verificações antes de prosseguir para a próxima fase do processo, também fazem parte da ferramenta, colaborando para maior qualidade e conformidade com políticas e padrões estabelecidos pelo setor.
Isso permite aprimoramento contínuo dos processos, incorporando melhores práticas na gestão jurídica. Eles ajudam a identificar gargalos, tais como monitoramento de prazo e além da otimização de tempo, possibilita ao gestor tomar decisões estratégicas.
6 – Torna a comunicação mais clara e eficiente
O desenho de um workflow transforma um fluxo grande em partes menores, gerando previsibilidade ao processo. Mas, para funcionar, é imprescindível que todos executem suas tarefas da forma e no tempo estipulados.
Assim sendo, disponibilizar para a equipe uma solução para gestão jurídica completa é a maneira mais rápida, prática e eficiente de garantir uma comunicação eficaz.
7- Workflows ajudam a respeitar prazos
Ao definir prazos específicos para a conclusão de tarefas, o workflow auxilia na padronização dos tempos de execução.
Assim, evita atrasos e favorece o cumprimento do SLA estabelecidos para todas as atividades, proporcionando consistência na gestão do tempo e nos fluxos de trabalho
8- Facilitar o treinamento de novos colaboradores
Os workflows visuais facilitam o treinamento de novos membros da equipe, pois proporciona uma visão clara de como as tarefas são executadas e como os processos funcionam. Desta forma, os worflows reúnem pessoas, conteúdo e processos.
HighQ: a plataforma robusta que pode ser aliada
As construções dos workflows com uma ferramenta moderna e personalizável, transformam a rotina do departamento jurídico.
É o caso de HighhQ, projetado para melhorar a produtividade, a eficiência e a segurança operacional. Disponibiliza uma variedade de recursos que facilitam a colaboração, o compartilhamento de informações, a automação de fluxos de trabalho e o gerenciamento de documentos.
A solução conta com recursos avançados e integrados às principais ferramentas do mercado para melhor otimização dos fluxos, realizando de forma automática, envio de e-mails, atualização de registros, geração de documentos, pastas, entre outros.
Essa colaboração centralizada promove a comunicação entre a equipe, agiliza os processos e desenvolve fluxos personalizados e automatizados, minimizando erros e melhorando a eficiência.
Além disso, o HighQ possui recursos robustos para proteger informações confidenciais das organizações e manter o compliance, aumentando a eficiência, a produtividade e a segurança da gestão jurídica.
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