A gestão de contratos é fundamental para empresas que desejam mitigar riscos financeiros e legais. O gerenciamento do ciclo de vida dos contratos se torna mais simples e seguro através da gestão automatizada dos fluxos.
No entanto, mesmo com o uso de novas tecnologias, é necessário se atentar para as possíveis falhas que acompanham essa gestão.
Por isso, vale a pena entender como essa prática funciona e quais são as formas de reduzir eventuais erros durante o monitoramento de contratos.
O que é a gestão de contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de ações que acompanham todas as etapas desde a solicitação do contrato, passando por um workflow de aprovações com regras específicas, até sua efetiva assinatura e armazenamento.
Tal prática busca validar e monitorar se o contrato firmado entre partes está sendo devidamente cumprido, além de fiscalizar os elementos firmados, como vigência, pagamentos e multas.
Os responsáveis pela gestão de contratos também devem tratar de características que compõem cada documento, como:
- prazo de vigência;
- deveres das partes;
- multas;
- controle de pagamento.
De modo geral, todas as diretrizes relacionadas às minutas firmadas entre a empresa e parceiros são determinadas e monitoradas por essa gestão.
Objetivos da gestão de contratos
A gestão de contratos tem como objetivo principal garantir que a interação entre as partes siga conforme o acordado, reduzindo possíveis descumprimentos e prejuízos financeiros.
Dessa forma, ambas as partes poderão ter uma experiência positiva com a parceria, mantendo os padrões de qualidade determinados no documento.
Com isso, aumenta-se as chances de estabelecer uma relação duradoura e igualmente benéfica entre as partes.
Além disso, realizar a gestão de contratos permite que os processos em atividade sigam de maneira mais simples e ágil, por meio de um gerenciamento detalhado de cada etapa.
Posteriormente, essa atenção diminui as chances de falhas ou quebras de acordo, que geram impactos negativos para a empresa.
Principais riscos no controle das obrigações contratuais
Por outro lado, existem alguns riscos que acompanham a gestão de contratos, principalmente se não for feita com o apoio de profissionais qualificados e o uso de tecnologias adequadas.
Confira as principais ocorrências quanto ao controle dessas obrigações:
Falta de visibilidade
A gestão de contratos pode ser prejudicada pela falta de visibilidade dos documentos, principalmente em organizações, nas quais o armazenamento é físico ou o volume elevado.
Desse modo, monitorar as atividades e reduzir as taxas de erros pode ser mais complexo sem uma visualização adequada de todos os dados.
Por esse motivo, indica-se medidas que melhorem a visibilidade dos contratos, por meio de sistemas mais modernos e práticas de armazenamento eficientes.
Aprovações ineficientes
Uma das dificuldades que acompanham a gestão de contratos é a visualização dos fluxos de aprovações, em virtude de um monitoramento pouco eficaz.
Mesmo que os responsáveis possuam visibilidade dos dados, métodos convencionais de gerenciamento, como telefones, e-mails e planilhas podem comprometer a taxa de sucesso no gerenciamento das minutas.
Assim, é essencial um fluxo de aprovações eletrônico para dar agilidade nos trâmites internos, seja para coleta de assinaturas ou justificativa para contratações.
Prazos perdidos
Embora a emissão de mais contratos possa ser vantajosa para a empresa, representando um número maior de parcerias e possíveis retornos financeiros, esse volume pode trazer riscos de prazos perdidos.
Isso porque a falta de um controle aprimorado compromete o monitoramento eficiente de todos os documentos que devem ser vistoriados a tempo.
Ainda, essa falha leva a outras consequências, como interrupção do serviço por uma perda de data de renovação contratual e prejuízos pelo descumprimentos do acordo.
Dessa forma, é essencial que exista um acompanhamento eficiente dos documentos vigentes desde a solicitação do contrato até o seu arquivamento, a fim de evitar a perda de prazos.
Ausência de minutas padronizadas
Um dos riscos que podem incidir sobre a gestão de contratos feita de maneira ineficiente é a não padronização das minutas utilizadas. Os responsáveis deixam de utilizar minutas padronizadas e, consequentemente monitorar todas as obrigações assumidas, aumentando as chances de esquecimento ou descumprimentos.
Logo, a falta de cumprimento com as responsabilidades assumidas pelas partes pode levar a um prejuízo significativo, podendo gerar a execução do contrato, desprestigiando a reputação da organização que violou determinada cláusula.
Falha no acompanhamento das obrigações contratuais
Por fim, mesmo que a gestão de contratos tenha por objetivo acompanhar as obrigações da empresa e zelar pelo seu devido cumprimento, um dos riscos existentes é a falha nesse objetivo.
Isso pode ocorrer em razão de fluxos descentralizados ou dificuldades na visualização do documento, o que interfere no monitoramento do ciclo de vida do contrato.
Benefícios de um sistema de gestão de contratos
Investir em uma solução de gestão de contratos completa e automatizada para o departamento jurídico pode trazer diversos benefícios para a empresa.
Confira alguns dos principais pontos positivos que se destacam:
Visibilidade do ciclo de vida completo de contratos
Entre os benefícios de uma plataforma de gestão de contratos, vale a pena destacar a visibilidade de todas as etapas do ciclo de vida dos contratos através de um fluxo eletrônico de aprovações – workflow. Isso facilita a visualização dos procedimentos, torna os trâmites mais ágeis e, por consequência, mitiga possíveis riscos relacionados a esquecimentos ou ineficiência no controle.
Redução de riscos
Com um sistema mais avançado, a empresa poderá mitigar os riscos financeiros e legais que acompanham um controle ineficiente, além de operar dentro das condições e políticas definidas.
Isso porque a ferramenta permite uma gestão completa dos documentos, acompanhando cada cláusula com maior atenção.
Afinal, uma solução robusta e tecnológica auxiliará na identificação de serviços ineficientes, e reduzirá as chances de inconformidades, que podem gerar prejuízos financeiros.
Produtividade e eficácia operacional
Ainda, um sistema automatizado também permite aumentar a produtividade, uma vez que economiza tempo e avalia os documentos de maneira centralizada.
Além disso, existe a possibilidade de utilizar funcionalidades mais aprimoradas que potencializam a eficácia dos serviços, como lembretes de vigência de prazo e de pagamentos para tornar o controle dos documentos mais completo.
Armazenamento em nuvem
Empresas modernas de gestão de contratos também podem oferecer funcionalidades com armazenamento em nuvem, que melhoram o desempenho da empresa e o monitoramento de dados.
Isso porque o gerenciamento de todas as etapas se torna mais seguro, o documento recebe maior visibilidade e as informações pertinentes podem ser localizadas mais facilmente, uma vez que estão organizadas em um servidor na rede.
Vale a pena ter uma solução de gestão de contratos?
Para empresas com um setor jurídico que atuam com um grande volume de documentos em seu dia a dia, vale a pena considerar um sistema de gestão de contratos.
Essa prática é fundamental para atender a todos os requisitos dos contratos de maneira eficiente e padronizada, além de realizar a manutenção do padrão de qualidade dos serviços negociados.
Além disso, o uso de uma solução automatizada permite mitigar riscos que comprometem a integridade da empresa, e garantem o devido cumprimento dos seus contratos.
Assim, é interessante investir em um sistema eficiente para realizar essa gestão e aproveitar os seus principais benefícios.
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