Na área jurídica, a eficiência e a precisão são pilares inegociáveis, especialmente quando se trata de gestão de contratos. Nesse contexto, o Contract Lifecycle Management (CLM) surge como uma inovação crucial para gerenciar o ciclo de vida desses documentos de maneira eficaz e estratégica.
Então, se você deseja explorar os elementos primordiais de um sistema de CLM robusto, que inclui desde a geração automatizada de minutas até o histórico de rastreabilidade, este artigo se torna uma leitura indispensável.
Aprofunde-se neste conteúdo e descubra como potencializar a eficiência da gestão de contratos em sua empresa, elevando a precisão e a eficiência de seu departamento jurídico.
Afinal, o que é CLM – Contract Lifecycle Management?
O Contract Lifecycle Management representa uma ferramenta essencial para o advogado contemporâneo, projetado para administrar e otimizar todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.
Desde sua criação até a renovação ou término, o CLM possibilita uma administração transparente, eficiente e automatizada desses documentos.
Mais do que apenas uma simples automatização de tarefas, essa solução inovadora transformou a maneira como o setor jurídico opera, tendo em vista a visão integrada e detalhada que oferece.
Além de simplificar tarefas, o CLM transformou o modus operandi do setor jurídico, oferecendo uma visão integrada e detalhada que não apenas reduz erros, comuns na gestão manual de contratos, mas também economiza tempo e recursos, gerando insights cruciais para decisões estratégicas.
Dessa forma, vai além de meramente agilizar processos existentes, estabelecendo um novo padrão em eficiência e governança contratual.
8 elementos essenciais em uma solução CLM
A implementação de um sistema de Contract Lifecycle Management robusto se mostra não apenas estratégica, mas imperativa.
Vejamos a seguir os elementos essenciais que compõem um CLM, tornando a gestão do ciclo de vida dos contratos mais ágil e qualitativa:
1. Solicitação de contrato pelo cliente interno e externo
A capacidade de solicitações em um sistema CLM permite a rápida criação de contratos, utilizando modelos padrão ou adaptados às necessidades específicas de cada caso.
Interfaces intuitivas, fluxos de trabalho automatizados e formulários personalizados, garantem solicitações rápidas e precisas, promovendo uniformidade e assertividade na estrutura.
2. Banco de cláusulas e modelos de minuta padrão
Um repositório organizado de cláusulas e modelos de minutas é essencial para a criação eficiente de contratos, assegurando a padronização e conformidade legal.
Além disso, um banco de cláusulas bem estruturado facilita as negociações e a personalização de contratos, adequando-os às necessidades específicas de cada situação.
3. CLM e geração automática de minuta
A automatização na geração de minutas resulta em documentos contratuais precisos e personalizados, reduzindo significativamente o tempo de resposta e aumentando a produtividade da equipe jurídica.
4. Workflow desde a solicitação até a finalização do contrato
Um fluxo de trabalho (workflow) integrado e bem definido é indispensável para a gestão eficiente de contratos.
Ele orienta cada passo desde a solicitação inicial até a conclusão do contrato, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de maneira ordenada e eficiente. Também evita atrasos e erros, melhorando a eficiência geral do processo.
Desse modo, os usuários conseguem designar tarefas específicas, configurar sequências de aprovação e engajar-se em revisões colaborativas dos documentos, contribuindo para acelerar as negociações e o processo de aprovação.
5. Importância da rastreabilidade
O histórico permite acompanhar todas as alterações feitas em um contrato, fornecendo um registro detalhado para auditorias, conformidade e resolução de problemas.
Com uma interface amigável e altamente rastreável, a solução de CLM aprimora a colaboração entre os envolvidos que possuem a capacidade de revisar e editar contratos de forma colaborativa, além de contar com todo controle de rastreabilidade das alterações, garantindo uma efetiva comparação das versões.
6. Integração nativa com assinador digital
As assinaturas eletrônicas representam um método seguro, prático e legalmente reconhecido para contratos e outros documentos.
Permitem que os usuários assinem digitalmente em qualquer hora e local, assegurando a integridade, autenticidade e conformidade legal das assinaturas realizadas através do sistema.
Vale destacar que uma boa solução para CLM deve prever múltiplos níveis de verificação, garantindo a segurança do processo.
7. Pesquisa avançada de palavras no contrato (OCR)
O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma tecnologia para pesquisa avançada de palavras em contratos. Com ela é possível localizar rapidamente informações específicas em grandes volumes de documentos, economizando tempo e aumentando a eficiência.
8. Gerar dashboard das informações do contrato
Ter um painel de informações de visualização clara e rápida é outro atributo indispensável.
Com esse recurso, é possível ter visão global e acessível das informações contidas nos documentos, facilitando a tomada de decisões e garantindo uma gestão de contratos de qualidade.
Gestão de contratos aperfeiçoada: maior eficiência e economia
O CLM transcende a mera facilitação do gerenciamento de contratos, tornando-se um catalisador para a eficiência, precisão e conformidade nos departamentos jurídicos.
Com funcionalidades que vão desde a geração automatizada de minutas até a integração com assinaturas digitais, o CLM se apresenta como uma solução que maximiza a qualidade e a economia, minimizando riscos.
Assim, a implementação de um sistema de CLM não é apenas uma opção, mas uma necessidade estratégica para a área jurídica.
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