No ambiente corporativo dinâmico de hoje, a eficiência e a conformidade são cruciais. O Contract Lifecycle Management (CLM) é uma ferramenta vital para os departamentos jurídicos, transformando fundamentalmente a maneira como os contratos são gerenciados desde a iniciação até a renovação ou conclusão.
Embora a funcionalidade do CLM seja reconhecida, muitos ainda não compreendem plenamente seus benefícios abrangentes e o impacto positivo que pode ter nas operações cotidianas.
Este artigo explora como o CLM se torna uma peça chave na modernização e eficiência dos processos contratuais, destacando por que essa ferramenta pode ser o diferencial necessário para o seu departamento jurídico.
O que é um CLM (Contract Lifecycle Management) – e o que não é?
O conceito de Contract Lifecycle Management marca uma transformação fundamental na maneira como as empresas gerenciam acordos contratuais.
De forma objetiva, podemos definir o CLM como uma solução inovadora concebida para a gestão ativa e eficaz de todas as fases do ciclo de vida de um contrato. Isso abrange desde a etapa inicial de elaboração até as fases de negociação, aprovação, implementação e, por fim, renovação ou encerramento.
Transcendendo a ideia de um simples armazenamento de contratos, oferece visão integrada e controle minucioso de todos os acordos que influenciam a operação da empresa.
Contudo, para compreender a importância estratégica do Contract Lifecycle Management, também é essencial compreender o que ele não é!
O CLM não é um sistema de CRM (Customer Relationship Management), nem um sistema de HRM (Human Resource Management), tampouco um ERP (Enterprise Resource Planning).
Também não deve ser confundido com um simples sistema de armazenamento de contratos (Folder System) ou um sistema de gestão de documentos. E, embora possa incluir funcionalidades de track changes, o sistema vai muito além disso, oferecendo um espectro mais amplo de gestão e análise.
Conheça os principais benefícios do CLM
Ao adotar um CLM, as organizações se beneficiam de uma série de vantagens significativas.
A seguir, exploramos os principais benefícios do Contract Lifecycle Management, demonstrando como essa ferramenta é decisiva para a eficiência do departamento jurídico de sua empresa.
1. Controle de tarefas repetitivas
O CLM automatiza tarefas rotineiras, por meio de um fluxo de contratos com base em regras de negócios – tipo de contrato ou valor envolvido, por exemplo. Depois, basta revisar e passar para as assinaturas necessárias.
Com essa automatização, a equipe jurídica fica liberada para se concentrar em assuntos mais estratégicos. Além de elevar a eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas, evitam-se erros, retrabalho e ajuda a manter uma rotina mais satisfatória para os profissionais.
2. Acompanhamento de status
Outro dos benefícios do CLM é proporcionar visibilidade em tempo real do status de cada contrato. Essa transparência permite decisões mais rápidas e informadas, melhorando a gestão e o controle dos processos contratuais.
3. Controle de renovações contratuais
Com o CLM, o processo de renovação de contratos é simplificado. O sistema emite alertas automáticos sobre prazos de renovação, evitando perdas de oportunidades e perda de prazos.
4. Gerenciamento de obrigações repetitivas
O CLM gerencia obrigações repetitivas eficientemente, enviando alertas. É o caso de:
- Prazos: envio automático de notificações sobre datas importantes, como vencimentos de contratos, prazos de renovação, ou datas limite para exercício de opções contratuais;
- Renovações: acompanhamento e gestão de contratos que possuem cláusulas de renovação automática, garantindo que sejam renovados conforme os termos acordados;
- Pagamentos recorrentes: o CLM faz o monitoramento de pagamentos periódicos ou recorrentes previstos em contratos, assegurando que sejam realizados nos prazos e valores corretos;
- Cumprimento de entregáveis: gerenciamento de entregas ou marcos contratuais que devem ser cumpridos periodicamente, assegurando que todas as partes cumpram suas obrigações.
- Revisões contratuais regulares: programação de revisões periódicas para avaliação e atualização dos termos contratuais, garantindo que os contratos permaneçam atualizados e alinhados com as necessidades do negócio.
5. Contract Lifecycle Management promove redução de Custos
A implementação do sistema traz eficiências operacionais significativas, proporcionando redução de custos. Isso se deve à automação de processos manuais e repetitivos, reduzindo o tempo despendido pela equipe jurídica em tarefas administrativas.
Além disso, a melhoria na precisão dos contratos minimiza erros e retrabalhos, diminuindo custos associados a disputas contratuais e correções. Já a centralização dos dados contratuais proporciona uma gestão mais eficiente de recursos, tanto humanos quanto tecnológicos.
6. Mitigação de riscos
O sistema é eficaz na redução de riscos de não conformidade, financeiros, operacionais e jurídicos. Ele garante a aderência a regulamentos e termos contratuais, minimizando potenciais problemas legais e financeiros.
7. Melhoria no compliance
Entre os benefícios do CLM, destacamos seu apoio para manter a conformidade, garantindo o cumprimento efetivo das obrigações contratuais, eliminando espaços para disputas legais.
Além disso, contribui para prevenir imprecisões nos pagamentos, evitando assim a incidência de taxas ou penalidades indesejadas.
8. Aceleração do ciclo de vendas
A agilidade no processo de vendas é outro benefício chave do CLM. Ao acompanhar todo o ciclo de vida dos contratos, otimiza e agiliza as fases de negociação contratual.
Dessa forma, elimina e obstáculos no processo de vendas, acelerando a geração de receita.
9. Centralização e visibilidade das informações
Centralizando informações contratuais, oferece uma visão abrangente e acessível de todos os acordos, armazenados em um só local.
Além de facilitar a análise e o gerenciamento de dados contratuais, fornece insights que auxiliam na tomada de decisões e melhoria operacional.
10. Produtividade e eficiência
Aumento da produtividade e da eficiência das equipes envolvidas na gestão de contratos são dois relevantes benefícios do CLM. Sem contar que a solução otimiza processos, reduz erros e melhora a colaboração interna.
Alcance melhores resultados com um gerenciamento eficiente de contratos
Adotar o Contract Lifecycle Management é uma decisão estratégica que vai agilizar sua gestão de processo contratual, ampliando a eficiência e economia.
Não tenha prejuízos por conta de um gerenciamento ineficiente desses documentos vitais para seus negócios. Tenha total visibilidade e controle e alcance melhores resultados.
Se você gostou deste artigo, continue nos acompanhando para ficar por dentro de insights exclusivos, dicas estratégicas e as últimas tendências no universo jurídico, incluindo a gestão contratual.
